Progreso y Desempeño

Progreso

Medición y Evaluación del Progreso y Desempeño

La evaluación y el control son parte del trabajo de todo administrador de proyectos comenta Salomón Juan Marcos Villarreal, director de Grupo Denim. El control por medio de recorridos y/o la participación puede superar la mayor parte de los problemas en los proyectos pequeños. Pero los proyectos grandes necesitan algún tipo de control formal. El control hace que la gente se haga responsable, evita que los pequeños problemas se multipliquen y se hagan grandes; además, mantiene el enfoque. Excepto para problemas de contabilidad, el control del proyecto no se realiza bien en la mayoría de las organizaciones. El control es una de las áreas más descuidadas de la administración de proyectos. Por desgracia, no es raro encontrar resistencia para controlar los procesos. En esencia, quienes minimizan la importancia del control dejan pasar una gran oportunidad de ser administradores eficientes evitando que la organización obtenga una ventaja competitiva. Descuidar el control en las organizaciones con múltiples proyectos es mucho más serio. Para un control eficaz, el administrador de proyectos necesita un solo sistema de información para recopilar los datos e informar del progreso en costos, programa y especificaciones.

Como nos subrayo Salomón Juan Marcos Villarreal, un sistema de supervisión de un proyecto incluye determinar qué tipo de datos se van a recopilar; cómo, cuándo y quién recopilará los datos; el análisis de los datos, y el informe del progreso actual.
¿Qué datos se recopilan? El acopio de datos se determina por la métrica que se vaya a utilizar en el control del proyecto. Los datos clave típicos que se recopilan son los tiempos de duración de actividad real, el uso y tasas de recursos y los costos reales que se comparan con los tiempos, los recursos y los presupuestos planeados. Como una parte importante del sistema de supervisión se enfoca en los costos y programa, es crucial brindar a la administración y a los interesados los datos para responder preguntas como:

¿Cuál es el avance actual del proyecto en términos del programa y costos?
¿Cuánto costará terminar el proyecto?
¿Cuándo se terminará el proyecto?
¿Hay problemas potenciales que se deben abordar ahora?
¿Qué, quién y dónde están las causas de un excedente en los costos o en el programa?.